Mehrfach wurde an dieser Stelle die Auf- und Umrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme wie z.B. Registrierkassen, PC-Kassensysteme oder auch Waagen und Taxameter behandelt und auf die zwingenden Notwendigkeiten und zeitlichen Vorgaben hingewiesen. Der Gesetzgeber als auch die Finanzverwaltung möchten so schnell wie möglich ausschließlich manipulationssichere Aufzeichnungssysteme in Gebrauch wissen. Aber manchmal ist leider der Wunsch Vater des Gedankens. So auch bei der Aufrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.

Kurz zur Erinnerung:

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurden bereits im Jahr 2016 entsprechende Paragrafen in der Abgabenordnung geändert bzw. ergänzt. Diese gesetzlichen Regelungen sollten eine ausreichende Manipulationssicherheit gewährleisten. Unter anderem sah die Novellierung vor, dass elektronische Aufzeichnungssysteme, wie vor allem die Kassensysteme des Handels, zwingend ab dem 01. Januar 2020 mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden sollten.    Nur für Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden und die bauartbedingt nicht nachgerüstet werden können, wurde eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022 eingeräumt.

Die Frist 01. Januar 2020 wurde von der Finanzverwaltung durch ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 06. November 2019 durch eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 verlängert, weil zum damaligen Zeitpunkt noch nicht ausreichend viele zertifizierte Sicherheitseinrichtungen am Markt erhältlich waren.

Bedingt durch die Corona-Krise ergeben sich bis heute noch erhebliche Schwierigkeiten bei der Herstellung und Beschaffung solcher Sicherheitseinrichtungen. Weiterhin sind bis zum heutigen Tage keine cloudbasierten Sicherheitslösungen verfügbar, da für diese modernen Aufzeichnungssysteme bisher noch gar kein Zertifizierungsverfahren abgeschlossen werden konnte.

Vor diesem Hintergrund hat das Ministerium der Finanzen NRW eine weitere Übergangsregelung, in der eine nicht erfolgte Nachrüstung der Sicherheitseinrichtung nicht beanstandet werden soll, eingeräumt. Diese neue Frist endet am 31. März 2021. Es gilt allerdings zu beachten, dass an diese Nichtbeanstandung zwei Voraussetzungen geknüpft sind:

1.  Es muss durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden, dass das Unternehmen bis spätestens 30. September 2020 (Ende der Frist der bisherigen Nichtbeanstandungsregelung) die Umrüstung bzw. den Einbau einer Sicherheitseinrichtung bei einem Kassenhersteller oder Dienstleister beauftragt hat oder
2.  im Fall einer beabsichtigten cloudbasierten Sicherheitslösung die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente des Kassenherstellers oder Dienstleisters, z.B. durch einen bereits gestellten Zertifizierungsantrag, nachgewiesen wird.

Die Erfüllung dieser beiden vorgenannten Voraussetzungen ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist.

Allerdings ist an dieser Stelle ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass grundsätzlich noch die bisherige Anweisung gilt, dass die notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme auch vor Ablauf der Übergangsfrist umgehend durchgeführt werden müssen, sobald die technische Möglichkeit und Verfügbarkeit gegeben ist.