Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen zur Unterbringung und Betreuung für nicht schulpflichtige Kinder eines Arbeitnehmers, allgemein bekannt als Kindergartenzuschuss, können steuerfrei sein. Sind diese Zuschüsse als steuerfreie Zahlungen zu behandeln, sind sie in der Folge auch sozialversicherungsfrei. Um die Steuerfreiheit in Anspruch nehmen zu können müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Welche dies sind und was es zu beachten gilt, soll heute Thema sein.

Zunächst muss der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Ausnahmen sind die freiwilligen Sonderzahlungen, wie zum Beispiel freiwillig gezahltes Weihnachtsgeld, sofern hierauf kein arbeitsrechtlicher Anspruch besteht. Statt dieser Leistung kann auch eine Zahlung als steuerfreier Kindergartenzuschuss erfolgen.

Weiterhin muss das Kind in einem Kindergarten oder einer vergleichbaren Einrichtung untergebracht und betreut werden. Vergleichbare Einrichtungen sind auch Kinderkrippen, Kindertagesstätten, Tagesmütter oder –väter oder auch Ganztagspflegestellen. Es ist nicht ausreichend, wenn das Kind im eigenen Haushalt der Eltern betreut wird. Ebenfalls darf es sich bei den erbrachten Leistungen nicht um Unterrichtsleistungen handeln. Letztere dienen nämlich nicht lediglich der Personensorge, sondern vermitteln Lernstoff. Auch berechtigen die Kosten für die Fahrten zum Kindergarten und zurück nicht zur Zahlung eines steuerfreien Zuschusses, da diese Kosten nur mittelbar der Betreuung dienen.

Als Kinder kommen die eigenen Kinder, aber auch Adoptiv- und Pflegekinder in Betracht, die noch nicht schulpflichtig sind. Dies ist in dem Jahr, in dem das Kind das sechste Lebensjahr vollendet, besonders zu prüfen, da in diesem Jahr die Schulpflicht beginnen kann. Hierüber sollten Nachweise geführt werden.

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber die zweckgebundene Verwendung des Zuschusses nachweisen, und zwar der Höhe nach und dass es sich tatsächlich um begünstigte Beiträge handelt. Diese Unterlagen hat der Arbeitgeber im Original zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Eine Kopie reicht hier nicht aus. Überweist der Arbeitgeber den Zuschuss direkt an den Kindergarten sind keine weiteren Aufzeichnungen im Lohnkonto notwendig.

Auf Grund der pandemiebedingten Schließung von Einrichtungen zur Kinderbetreuung wurden häufig keine oder reduzierte Betreuungsbeiträge erhoben. Es stellt sich deshalb die Frage, ob der Zuschuss auch für diese Zeit steuerfrei gezahlt werden durfte. Hierbei ist zu beachten, dass der Zuschuss ausschließlich für tatsächliche Aufwendungen des Arbeitnehmers steuerfrei gewährt werden kann. Überzahlungen sind steuerpflichtig.

Der Arbeitgeber muss deshalb für die Zeit der Schließungen einen Nachweis anfordern, ob und wenn ja wie hoch der Beitrag auch in dieser Zeit weitergezahlt worden ist. Auch dieser Nachweis ist zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Abschließend sei noch auf folgende Problematik hingewiesen:

Kinderbetreuungskosten können unter bestimmten Voraussetzungen und in bestimmtem Umfang als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Dies trifft auch auf die Kindergarten- und vergleichbaren Beiträge zu. Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass die gezahlten Beiträge um die steuerfreien Zuschüsse der Arbeitgeber zu kürzen sind. Das Finanzgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 06.05.2020, Az. 1 K 3359/17) und auch das Finanzgericht Köln (Urteil vom 14.08.2020, Az. 14 K 139/20) haben sich dieser Auffassung angeschlossen. Allerdings wurde in beiden Fällen Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt. Mit Hinweis auf die dort anhängigen Verfahren unter den Aktenzeichen III R 30/20 und III R 54/20 sollten betroffene Eltern Einspruch einlegen und Ruhen des Verfahrens beantragen.