Geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn dafür ein geeigneter und hinreichend nachvollziehbarer Nachweis erbracht wird. Dabei müssen unter anderem die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung klar ersichtlich sein. Als Betriebsausgaben anerkannt werden 70 Prozent des Rechnungsbetrags. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem neuen Erlass vom 30. Juni 2021 (Az. IV C 6 - S 2145/19/10003:003) jetzt Stellung dazu genommen, wie eine Bewirtungsrechnung aussehen muss.

Das BMF stellt zunächst noch einmal klar, dass für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt werden. Vom Gastwirt handschriftlich ausgestellte Belege reichen für den Betriebsausgabenabzug nicht aus. Auch Eigenbelege wegen Verlust des Originals sind nicht ausreichend.

Wie an dieser Stelle bereits einige Male dargestellt, schreibt die Kassensicherungsverordnung die technische Umrüstung elektronischer Kassen- und Aufzeichnungssysteme vor. Für bestimmte Kassensysteme wurde eine Übergangsfrist für die Umstellung bis zum 31. Dezember 2022 eingeräumt. Für bis zum Ablauf dieser Frist ausgestellte Bewirtungsbelege ist der Betriebsausgabenabzug auch dann anzuerkennen, wenn die nach der Kassensicherungsverordnung geforderten Angaben nicht vorliegen.

Bei Bewirtungsrechnungen bis maximal 250 Euro (brutto) handelt es sich um so genannte Kleinbetragsrechnungen. Bei diesen Rechnungen profitieren Unternehmer beim Betriebsausgabenabzug von einer vereinfachten Aufzeichnungspflicht. Diese Rechnungen müssen zumindest folgende Angaben enthalten:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Gastwirts,
• das Ausstellungsdatum,
• der Tag der Bewirtung,
• die Menge und die Art der Speisen und Getränke sowie
• den Rechnungsbetrag, den darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag und den anzuwendenden Umsatzsteuersatz.

Bei Bewirtungsrechnungen über 250 Euro müssen auch die folgenden Angaben zwingend enthalten sein:

• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts,
• eine laufende Rechnungsnummer sowie
• der Leistungsempfänger, also der Name des bewirtenden Unternehmers.

Um Nachfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung aus dem Weg zu gehen, ist es ratsam, genaue Angaben über den Grund der Bewirtung auf der Rechnung zeitnah zu vermerken. Die Angabe Gespräch, Austausch, Geschäftsessen oder Diskussion reicht dabei nicht.

Für den Betriebsausgabenabzug reicht es ebenfalls nicht aus, wenn der Gastwirt auf der Rechnung lediglich Abkürzungen, Zahlen oder Symbole für die Speisen und Getränke vermerkt. Auch die pauschale Angabe „Speisen und Getränke“ ist für den Betriebsausgabenabzug nicht ausreichend. Hingegen ist der Hinweis auf ein in der Speise- oder Tageskarte aufgeführtes Menü oder Tagesgericht ausreichend.

Die Erfüllung der vorstehend aufgeführten Abzugsvoraussetzungen über im Ausland stattfindende Bewirtungen kann Probleme bereiten, da ausländische Gastwirte nicht an die deutschen Vorschriften gebunden sind. Hier genügt es nach Ansicht der Finanzverwaltung für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer glaubhaft machen kann, dass er keine maschinell erstellte Rechnung erhalten konnte und es in dem Land auch keine Verpflichtung gibt, maschinelle Belege zu erstellen.