Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen gilt seit dem 1. Januar 2020 die Pflicht, elektronische Aufzeichnungssysteme, wie elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Die Zertifizierung dieser von den Kassenherstellern konzipierten technischen Einrichtungen wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik durchgeführt. Da die Herstellung und Zertifizierung nur schleppend Fahrt aufnahm und die Corona-Pandemie erschwerend hinzukam, wurde es in allen Bundesländern außer Bremen nicht beanstandet, wenn die Inbetriebnahme bis zum 31. März 2021 erfolgte.

Voraussetzung für diese Nichtbeanstandungsregelung war, dass der Unternehmer fristgerecht Umrüstungsaufträge für den Einbau der TSE erteilt oder bei cloudbasierten Lösungen die Erweiterung beauftragt hat und dies nachprüfbar dokumentiert wurde. Spätestens ab dem 1. April 2021 müssen nunmehr alle elektronischen Aufzeichnungssysteme entsprechend den gesetzlichen Vorgaben mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.

Am Markt sind zwar entsprechende zertifizierte TSE verfügbar, jedoch gibt es offensichtlich in einigen Fällen noch Schwierigkeiten und Verzögerungen bei der Implementierung in die Kassensysteme. Auch ist die Anzahl der bisher zertifizierten Cloudlösungen sehr überschaubar.

Da eine generelle Verlängerung der Nichtbeanstandung über den 31. März 2021 nicht erfolgte, müssen betroffene Unternehmer nunmehr einen Einzelantrag auf Verlängerung der Frist bei ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Voraussetzung für die Stellung eines Antrags ist, dass nachvollziehbar dargelegt wird, warum im konkreten Einzelfall eine zeitgerechte Implementierung nicht möglich war und dass eine sachliche Härte gegeben ist und diese nachgewiesen werden kann.

Eine sachliche Härte bei TSE als Hardwarelösung wie z.B. USB-Sticks oder SD-Karten kann vorliegen, wenn der Unternehmer zwar rechtzeitig die erforderliche Anzahl TSE verbindlich bestellt hat und mit der Lieferung und Implementierung bis zum 31. März 2021 gerechnet werden konnte, diese jedoch ohne sein Verschulden noch nicht erfolgte.

Bei den Cloudlösungen erfolgt keine Lieferung von Hardware direkt an den Unternehmer, sondern die TSE ist zentral und unmittelbar durch den Anbieter der Cloud bei ihm zu implementieren. Die Zertifizierung von Cloudlösungen konnte durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oftmals noch nicht abgeschlossen werden. Deshalb liegt in diesen Fällen eine sachliche Härte vor, wenn die geplante Cloud-TSE rechtzeitig geplant und verbindlich bestellt wurde, jedoch die endgültige Zertifizierung und Freigabe noch nicht erfolgte. Auch müssen im Rahmen der Zertifizierung gestellte Anforderungen an den Umgebungsschutz in der Cloud umgesetzt werden. Ein Fehlen dieser Anforderungen kann ebenfalls eine sachliche Härte bedeuten.

Jeder Einzelantrag soll von den Finanzbehörden geprüft werden. Die Ministerien für Finanzen der Länder haben entsprechende Verfügungen dazu bekannt gegeben, wie diese Anträge auf Bewilligung von Erleichterungen zu erledigen sind. Allgemein kann davon ausgegangen werden, dass Unternehmen, die unverschuldet durch die Corona-Pandemie oder durch die beschriebenen Probleme mit der Lieferung oder Zertifizierung der TSE ihren gesetzlichen Pflichten noch nicht nachkommen konnten, geholfen wird. Wichtig ist, dass jetzt kurzfristig ein Antrag beim zuständigen Finanzamt gestellt wird.