Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Fahrzeug unentgeltlich auch zur privaten Nutzung und für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte), ist der damit gewährte Vorteil steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Gesetzgeber sieht für die Berechnung des Vorteils bei Nutzung für private Zwecke zwei Wertermittlungsmethoden vor: Die pauschale Nutzungswertermittlung nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung und die Einzelnachweismethode mit Fahrtenbuchführung.

Heute wollen wir jedoch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und den damit in Zusammenhang stehenden geldwerten Vorteil in den Fokus der Betrachtung rücken. Vor allem im Hinblick auf die durch Corona beeinflussten Arbeitsregelungen, insbesondere in Verbindung mit der Arbeit im Homeoffice, machen unter Umständen ein Handeln notwendig. Der geldwerte Vorteil für die Gestellung eines Dienstwagens für Fahrten zur Arbeit kann auf zwei verschiedene Arten berechnet werden.

Zum einen nach der pauschalen Berechnungsmethode, bei der der Arbeitnehmer 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung, multipliziert mit den Entfernungskilometern zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, monatlich versteuern muss. Hierbei liegt der Berechnung die Annahme zugrunde, dass das Fahrzeug an mindestens 15 Tagen pro Monat für solche Fahrten genutzt wird. Diese Berechnungsmethode nimmt keine Rücksicht darauf, falls das Fahrzeug tatsächlich an weniger als 15 Tagen pro Monat genutzt wurde. Nur Monate, in denen das Fahrzeug gar nicht zur Nutzung zur Verfügung stand, bleiben unberücksichtigt.

Zum anderen kann der geldwerte Vorteil auch durch eine Einzelbesteuerung erfolgen. Im Unterschied zu der pauschalen Berechnungsmethode wird der geldwerte Vorteil hierbei mit 0,002 Prozent des vorgenannten Bruttolistenpreises, multipliziert mit den Entfernungskilometern, aber unter Zugrundelegung der tatsächlichen Anzahl der Fahrten, ermittelt. Diese Berechnungsmethode ist gegenüber der pauschalen 0,03 Prozent Regelung günstiger, wenn die Anzahl der Arbeitstage weniger als 15 pro Monat beträgt.

Ein Beispiel: Ein Fahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro wird an 10 Tagen pro Monat für Fahrten zur Arbeit (20 Entfernungskilometer) genutzt. Bei der Pauschalregelung beträgt der monatliche Nutzungsvorteil 40.000 Euro x 0,03 Prozent = 12 Euro x 20 km = 240 Euro. Bei der Einzelbesteuerung wären es nur 40.000 Euro x 0,002 Prozent = 0,80 Euro x 20 km x 10 Tage = 160 Euro.

Der geldwerte Vorteil ist bei der monatlichen Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen und Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge sind zu erheben und abzuführen. Im Laufe eines Jahres ist es nicht gestattet zwischen den beiden Berechnungsmethoden zu wechseln. Sollte sich am Ende eines Jahres herausstellen, dass gegenüber einer bislang durchgeführten pauschalen Ermittlung die Einzelbesteuerung günstiger ist, ist eine Korrektur des zu viel versteuerten Arbeitslohns über die Einkommensteuererklärung möglich.

Um die nachträgliche Minderung des bislang versteuerten Arbeitslohns beantragen zu können, bedarf es allerdings plausibler Aufzeichnungen darüber, wann das Fahrzeug tatsächlich zu Fahrten zur Arbeit genutzt wurde. Es muss sich nicht um ein Fahrtenbuch handeln. Formlose, aber nachvollziehbare, Aufzeichnungen sind ausreichend.

Sofern der Arbeitgeber dazu bereit ist, ist auch eine andere Korrekturmöglichkeit möglich. Zwar ist ein Wechsel der Ermittlungsmethoden im Laufe eines Jahres nicht gestattet, jedoch eine rückwirkende Änderung für das gesamte Jahr schon. Hierzu muss der Arbeitnehmer die geforderten Aufzeichnungen über die einzelnen Fahrten seinem Arbeitgeber zur Korrektur der Gehaltsabrechnungen, allerdings aller Gehaltsabrechnungen von Januar an, vorlegen. Durch die Reduzierung des geldwerten Vorteils rückwirkend im Lohnsteuerabzugsverfahren sind auch die Sozialversicherungsbeiträge zu korrigieren. Dies geschieht nämlich nicht bei der Änderung des Arbeitslohns im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.

Letztere Möglichkeit ist selbstverständlich mit Arbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbunden, jedoch ersparen sich hierdurch beide Beteiligten Beiträge zur Sozialversicherung.